Het is tegenwoordig een uitdaging om complexe informatiestromen te beheren en inzichtelijk te maken. In de bouw is dit zelfs nog moeilijker. Hier zijn namelijk veel partijen betrokken als een project wordt uitgevoerd. Denk hierbij aan aannemers, architecten en verschillende vaklui. Een DMS (document management systeem) organiseert alle informatie. Hierdoor komen de gegevens bovendien terecht bij de juiste personen. Dit artikel beschrijft een DMS en welke voordelen zo’n systeem biedt.
Zoals gezegd kunnen met een document management systeem informatiestromen en documenten worden beheerd. Hieronder worden enkele voordelen van het gebruik van een goed document management systeem toegelicht.
Voordeel 1: Handig archiveren
Toepassing van een DMS verbetert de kwaliteit van een archief. Dit komt vooral doordat documenten gemakkelijk worden gekoppeld aan een bepaald bouwproject. Zo kan de technische informatie in een stelsel worden gegroepeerd. Gegevens over wet- en regelgeving wordt dan juist op een andere plek neergezet. Documenten zijn daarom snel en eenvoudig te traceren. Dit scheelt dus flink tijd en geld.
Voordeel 2: Minder versnipperde data
Een van de beste tips voor documentbeheer is dus om een DMS te gebruiken. Dit komt doordat dit systeem de versnippering van informatie wegneemt. Een DMS zorgt er namelijk voor dat alle informatie van een project op één platform verzameld wordt. Een document management systeem creëert namelijk een centrale omgeving voor alle informatie. Iedereen die toegang nodig heeft tot de data kan dit gemakkelijk krijgen.
Voordeel 3: Minder papier
Een document management systeem zorgt ervoor dat er minder papier nodig is tijdens een bouwproject. Papierloos werken is natuurlijk goed voor het milieu, terwijl het ook beter voor alle betrokkenen is. Niemand hoeft immers meer grote mappen mee te nemen naar vergaderingen, ze kunnen simpelweg het digitale DMS bezoeken. Hierdoor is het ook niet nodig om nog langer een omvangrijk ‘papieren’ archief in huis te hebben.
Voordeel 4: Minder acties
Toepassing van een document management systeem verminder niet alleen het papiergebruik. Ook alle handmatige en foutgevoelige acties worden voorkomen met een DMS. Documenten printen of kopiëren is niet meer nodig, terwijl ze ook niet meer handmatig hoeven te worden verstuurd. Hier is geen sprake meer van als men kiest voor een document management systeem. Alle documenten zijn te openen via diverse kanalen op een DMS zonder veel handelingen te verrichten.
